2025/10/11 ビジネスメール

Ｋさんが社会人になって間もない頃、様々な研修を受けました。その中のひとつに、ビジネスメールに関する研修がありました。研修では、取引先に資料の確認を依頼するメールを作成するという課題が出されました。
Ｋさんがメールの文章を作成し、講師に添削してもらうと、「もう少し具体的な内容を明記した方がいいですね」と指摘されました。実際、Ｋさんのメールには「どの部分を」「いつまでに」といった具体的な情報が抜けていたのです。
振り返ってみると、学生時代は家族や友人との短いやり取りが中心で、丁寧な文章を意識することはほとんどありませんでした。そのことにＫさんは気づき、文章でやり取りすることの難しさを実感しました。
この研修を通じてＫさんは、相手の立場になって考え、誰が読んでも分かりやすい内容のメールを作成することの大切さを学びました。
仕事では、毎日のようにメールを送る人も多いでしょう。だからこそ、「相手に伝わる内容になっているか」を確認する習慣を身につけていきたいものです。

今日の心がけ◆相手に伝わるように文章を整えましょう

まてまてまて、新入社員のメールの書き方がなってないのは、本人の気づきの問題じゃなくて、会社の教育体制の問題だろ。「研修で講師に指摘されて気づきました」じゃねえんだよ。本来なら、配属後のOJTで上司や先輩が「ここはこう書け」って具体的に指導すべきことだろ。それを怠って、外部の適当な研修に丸投げしてるから、こんな当たり前のことを指摘されるんじゃないか?

感想例
毎日何気なく作成しているメールですが、相手に意図を正確に伝えることの難しさを改めて感じました。自分では説明したつもりでも、相手にとっては情報が足りなかったり、誤解を招く表現になっていたりすることがあるかもしれません。特に急いでいる時ほど、文章が簡潔になりすぎてしまう傾向があるので、気をつけなければいけないと思いました。メールを送る前に一度、受け取った相手がどう感じるか、疑問に思う点はないか、という視点で見直すひと手間を大切にしたいと思います。その少しの心遣いが、仕事の円滑化に繋がるのだと感じました。