会社のサービス変更を知らせる文書作成の担当となったＡさん。文案ができあがり、上司の確認を得ると、次のような指摘をされたのです。
「一緒に打ち合わせをしてきた私か読むと、君が言いたいことはよくわかる。しかし、初めて目にする人はどうだろうか」
その指摘を受けて、作成の経過を知らないという目線で読み直してみました。すると、結論は記されているものの、「なぜそうするのか」「お客様にどのような影響を与えるのか」が、わかりにくいことに気がつきました。
上司の助言から、お客様が理解しやすい書面を作成することができたＡさん。その後の社内のコミュニケーションでも、発信する側・受け取る側の双方がイメージを共有できる伝達を心がけたのでした。
「伝える」という作業は、簡単なようでいて奥深いものです。「何を伝えたいのか」「どうしたら伝わるのか」を考えてから発信して、円滑なコミュニケーションを図っていきましょう。
今日の心がけ◆受け手の立場で発信しましよう
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内容は良いとして、「上司の助言から、お客様が理解しやすい書面を作成することができたＡさん。」みたいな作り話感がイラっとすると前から何回が書きました。
この茶番劇みたいな作り話が無いと理解できない人に向けた文章なのでしょうか。ごく一部のそういう人のために、大多数のオッサンはこれにイラつくんです。
次のような文章だったら全然イラつきません。↓
文書を作成するときは、経緯の知らない読み手の気持ちになって、分かりやすい文章を作りましょう。
・なぜそうするのか。
・お客様にどのような影響を与えるのか。
「伝える」という作業は、簡単なようでいて奥深いものです。「何を伝えたいのか」「どうしたら伝わるのか」を考えてから発信して、円滑なコミュニケーションを図っていきましょう。
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結論を後回しにして、自分が苦労したようなことを永遠とあっちへ行ったりこっちへきたりする説明はあります。
しかし、それは聞く側の反応を感じることができれば、それを幾度となく経験すれば、自然と修正できるものです。
今回の話も、当たり前すぎて「この程度で教養なのか」と、ため息が出るばかりです。
文案を作らせのに、書かせるのではなく、KeynoteかPowerpointで作りなさいと条件を与えた方が、本人が工夫する中で色々気づくことが出てくるでしょう。