仕事をするうえでは、情報を正確に収集することが重要です。情報を誤って認識してしまうと、トラブルやクレームの原因となり、不要な作業に時間がかかり、他の業務に支障をきたす可能性があります。
ある日、新入社員のAさんは上司から「18日の14時に会議で使う資料を16部印刷してほしい」と頼まれました。しかし、Aさんは「16時に14部」と勘違いしてしまい、当日の会議の進行に支障をきたしてしまったのです。
情報を正確に収集する方法の一つにメモ帳の活用があります。メモ帳は、いつでもどこでもすぐに書けるようにポケットなどに準備しておくことが大切です。
メモを取る時のポイントは、自分だけが理解できる内容ではなく、他人が見ても少しの解説でわかるように書くことです。見返した際にメモの内容がわからない事態を防げるだけでなく、すぐに正しく伝えることもできるからです。
新入社員は仕事内容を覚えたり、上司や先輩の助言を受けたりすることが多いでしょう。メモを積極的に活用したいものです。
今日の心がけ◆メモを活用しましょう
授業でノートも取った事無い。メモとりたい人は取ったらいい。多分後で見返す事は無いと思うけど。
感想例
特に数字や日時などは、思い込みで間違えてしまうことがあるかもしれません。メモを取ることは、そうした間違いを防ぐために、やはり大切だと感じました。ただ書き留めるだけでなく、後で見返して、ちゃんと自分が理解できているか確認することも重要だと思いました。ポケットに小さな手帳と筆記用具をいつも入れておいて、大事なことはすぐに書き留める習慣をつけたいと思います。そして、自分が指示を出す側になった時も、相手がメモを取りやすいように、はっきり、ゆっくり伝えることを心がけたいと思います。
2+
Aさんは前回の失敗からメモをとることを学びました。しかし、またもや、上司から「指示と違うことを行ったぞ」と指摘されました。理由を考えてみたところ、上司の言い間違い、記憶違い、自分の聞き間違い、書き間違いなどの可能性があるのではと思いました。しかし、上司は自分自身が間違っているとは全く思っておらず、証拠もありません。結局Aさん側のミスであろうとされました。
これを踏まえてAさんは「責任の所在が分かるように、上司の方からメールや書面などで指示を出して欲しい」と提案してみようと思いました。
今日の心がけ◆上司がきちんと責任をとれる仕組みを作りましょう
管理人さんのいう通り！
今回の文章は、あとでメモを見ること前提だけど、普通、必要に応じて見ることが多いんだよね。まして、書いた内容に間違い（勘違い）があったら最悪。そして、「他人が見ても少しの解説でわかるように書くことです。」って書いてあるけど、個人情報が書かれていたらどうする？まして、それを紛失でもしたら？
私はPLAUD NOTEを利用している。
・他人が見ることはない。
・内容を音声と文章で、パソコンでもスマホでも確認できる。
・長い電話でも内容を正確にまとめ（要約して）てくれる。
・そもそも、メモを取らなくていい。
以上