この秋に部署を異動したAさんは、部内の会議の進め方に対して、「もっと効率的にして、時間を短縮できないものか」と感じていました。
年末になり、仕事が立て込んでくると「会議も大切だが、業務にかける時間を確保したい」との思いに駆られ、ついに部長に進言したのです。
部長からは「私にとっては部員たちの意見を聞き、意思を確認する大切な時間なのだが、最近の会議は確かに長くなりがちだね。効率的に進められるよう、工夫してみよう」と返答があり、会議のあり方が見直されたのです。
それからの会議では、以前は当日に行っていた資料配布が2日前になり、各自で目を通して、質問や意見を考えてから参加するスタイルに変わりました。
すると、的確な意見や良いアイデアが多く出るようになり、充実した議論がなされ、短時間のうちに会議の意見がまとまったのでした。
会議の目的が明確であるか、形式的になっていないか、会議の事前準備や時間配分などが適切か、今一度見直したいものです。
今日の心がけ◆有意義な会議を行いましょう
多分その会議は話し合っただけで自己満足で終わってるタイプのヤツですよ。
間違いない。
感想例
会議を大切にしながら効率を高めるには、資料を事前に読んでおくとか、目的をはっきりさせるとか、小さな手間を惜しまない工夫が重要だと思いますし、自分たちの仕事にも取り入れて少しずつ試していきたいと思います。
5+
まず、各自で目を通して、質問や意見を考える時間が必要になるよね。また、意見やアイデアが多く出てきたら、短時間では終わらないよね。「有意義な会議とはどういうものか」について、会議を開いた方がよさそうだ。その時に意見が出ないようだったら、事前に資料を配布したところで結果は同じ。そもそも、会議なんかやめたら良いのでは？
資料配布を2日前にしたところで、その分の時間も含まれるのでは？
根本的解決になってなくね？
仕事が立て込んでたら資料見る暇ないっしょ。
ただ会議の時間を減らすことが目的になっている気がする。
仕事が立て込んでる中で資料に目を通して質問や意見を考えるの？
それは仕事しながらなのか休憩時間でやるのか、それとも仕事が終わった後のプライベートの時間なのか？
どちらにしてもただの労働強化や時間外労働になるよ
会議の時間や中身だけしか考えてないから全体的に悪くなるという良い例だね
まずは有意義な会議よりも、活力朝礼を有意義な朝礼に変える気はないんですか？活力朝礼の目的は社畜を洗脳すること、信者の自己満足と明確ですが、信者が満足しない感想を述べた人を虐めたり、朝礼中に得意先から電話があった場合の対処方法を変えたらどうですか？有意義どころか有害な朝礼ですよ。「業務も大切だが、朝礼にかける時間を確保したい」という信者も多いですし、それが有意義ですか？
自分は会議には参加しないので「会議の時間を短縮するためには」の感想を考える時間すら無駄のような気がする。