人を介して、物事を正確に伝えることは難しいものです。
例えば、伝言ゲームというものがあります。ＡさんからＥさんまでの五人がいるとします。一つの文章をＡさんから最後のＥさんまで、正確に伝えるゲームです。しかし、間違って伝わる場合が応々にしてあります。
創業七十周年を迎えるＫ社では、節目ごとに「○○周年記念誌」という冊子を作成してきました。会社の歩みを正しく受け継ぐことを大切にしているのです。
Ｐ社では、専門的な業務の担当者が長期療養した際、引継ぎができませんでした。そのことから、業務をマニュアル化し、部署内で共有するようになりました。
製造業のＮ社では、職人の高齢化や後継する人材の不足から、「技は目で盗む」という職人のあり方を見直し、技を文書化してから伝承していきます。
もちろん、文書だけでは伝わらないことはあります。とはいえ、先人から生み出された特殊な技が、途絶えてしまう危機性を回避できるはずです。
自分が担当する業務を正確に把握し、伝承できる状態か確認しましょう。
今日の心がけ◆担当業務の共有化を図りましょう
自分が担当する業務が伝承できなくても、自分は困りませんので多分何もしない人が多いでしょう。ましてや、自分が習得した技術を他人に教える事は自分の優位性を下げる事になります。
業務の共有化を実現するためには、自分の技術を共有化した方が得だとするインセンティブを与える必要があります。
社員は機械じゃないんです。全員人なんですよ。損得を考えて生きているんですよ。
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筆者は職人のあり方を見直し、技を文書化するということを簡単に考えているようです。
確かに業務によっては処理方法を文書化することはできると思います。と言うか、そもそもマニュアルが無いこと自体おかしな話です。
金融関係なら金融庁から、何を根拠に事務手続きを行っていますか？と指摘される。
かんぽのようにルールがあっても守られないから不祥事・不備事項が発生するのに、そもそものマニュアルがないとなると業務を許可されることもないはずです。
逆に技は文書化できないでしょ…普通に考えて。
文書だけでは伝わらないことばかりだし。
文書化出来るような技なんて、たかがしれていると単純に想像できる。
私の担当業務はルールがあるし、マニュアルも当然あるから引き継ぎ書を作成すれば、誰にでも引き継ぐことができます。
先人から生み出された特殊な技が、途絶えてしまう危機性を回避する目的で技を文書化するとなると、かなりの冊数になると思います。
現実的にどうでしょうか…。
筆者は「伝承」と言っていますが、文書で伝わらない部分こそ伝承すべきことではないでしょうか。
文書化して伝承するとなると、とりあえず書物を何十冊も作成して（それを友として）、技を見て自分でやってみて数十年かけて伝承されるかどうか…ですかね。
それらを誰が共有化したいと思うのか？
不思議なこと満載です。
北斗神拳なら一子相伝だから文書化することなく伝承されます。
いやいや、NASAですら宇宙服の伝承が出来てなくて今作れないんだから、簡単に文書化とか引き継ぎとか言うなよ。
職人技なんてその人特有の感覚的要素なんだから、文章として表現するのは難しいし、共有化できないでしょ。
伝言ゲームは間違って伝わることがある。
→マニュアルって一種の伝言ゲームだよね。
間違って伝わることがあるのに、マニュアルを作成して共有しましょうって馬鹿なの？
そもそも１から１０まで正確に伝えられるマニュアルなんて作れるの？
こんな頭悪い考え方だから、倫理法人会の信者企業に未来はないんだよ。
実際に作業してないロートルたちが何を支持したらよいかわからないからマニュアル作れってよく言いいますよね。
私は仕事で簡単なシステムを組んだことがあります。
誰もが使えるものをエクセルで作り、吐き出したデータを集計していました。
毎年更新します。
システムを組み替えるのは簡単なんですが、マニュアルを作るのが大変でした。
誰が使っても間違いがなくエラーも出ないものです。
初心者・経験者の誰が見ても分かりやすいもの。
また、必ず誰かがデータを壊すので、その修正もしていました。
もし、今までマニュアルを作ったことのない分野でマニュアルを作ったとします。
作った本人が人事異動したあと、誰が技術の変化と共にマニュアルを更新するのでしょう。
作ったらおしまい…ではないのです。
社内用だとしても外注に出す様な設計をして、バージン管理して、変更が有ったら設計も最新の状態にする必要がありますよ。
マニュアルを作ったとしても、信者世代の方はわざわざ電話で尋ねてきてくださいます。
あなたが作れと言ったので作ったマニュアルですよ。
その他にも、ググれば数秒で調べることができることですら、電話で尋ねていただけますので
毎回癒されています。
戦争、ホロコースト…
風化させたくない、させられない事実を文書化するならわかりますが。
論点がずれています。