総務部に所属するTさんは、日々デスクワークに励んでいます。
あるとき、今取り組んでいる案件のデータの保存方法を上司から聞かれ、「上書きして更新しています」と答えました。
すると上司からは、「そのデータは上書きではなく、作業日と概要などをファイル名に記して、日別のファイルを作成しなさい。引き継ぎ対応や、後々修正が必要になったときに役立つよ」と教えられ、Tさんはその通り実行しました。
数日後、データの入力にミスが発覚しました。そこで、作業日ごとに作成したファイルを順番にたどると、間違えた箇所を迅速に把握でき、修正資料もすぐに作成できたうえ、部署全体で間違えた作業内容を共有することもできました。
また翌年、この仕事の次の担当者が別の部署から来た後輩に決まりました。日ごとの進捗状況と併せて概要を伝え、スムーズに引き継ぎができたのでした。
〈アドバイスを聞いて良かった〉と、指示してくれた上司に感謝し、こまめに作業記録をつけているTさんです。
今日の心がけ◆仕事の過程を残しましょう
派生バージョンが出来て枝分かれして分からなくなっちゃうよ。そんで、命名ルールを決めても絶対に守らない。
そんなにバージョン管理が大事な仕事だったらPDMとかGitとか使えば良いのに。
じゃなかったらOneDriveとかのバージョン履歴で十分。
もし仮にローカルにファイルを保存していたり、ファイルサーバーみたいなダサいのにファイルを保存していたら、シャドウコピーで以前のバージョンを有効にしとけば良いのに。
感想例
正直、日ごとに作業ファイルを分けるのは面倒だと思っていましたが、たとえ手間でも間違いを可視化し、仲間と共有して次に生かせるならこの方法を積極的に取り入れてみたいと思います。自信はあまりありませんが、業務の効率化や後任への引き継ぎの際にも役立つはずで、地道な記録が日々の成長につながると感じました。
データ作成・データ管理するだけの無駄の多いお仕事です
こんな人たちの方が給料が多いって世の中おかしいよね
日本の労働生産性が低い一因です
労働生産性が下がってしまう原因の一つとしては、さまざまな業務に労働人員が分散してしまうことが挙げられます。
この対策としては、メイン業務でないところであれば、アウトソーシングという形で業務を委託してしまうのが効果的です。
人件費や福利厚生のコストを下げることにもつながります。そして、プロの手に特定業務をゆだねることによって、より質の高い仕上がりになるというのもメリットです。
同様に、専門性の高いソフトを入れることや、効率の良い機器を導入するということも検討できます。テクノロジーを積極的に採用することで、無駄な業務を省いていくことができるのです。
今まで自社で人の手をかけてしていた業務を、アウトソーシングという形で外部委託、もしくはテクノロジーの手によって無人にするというのは大きな効果を生み出します。
〈アドバイスを聞いて良かった〉と、Tさんは指示してくれた上司に感謝して指示通りしたようですが、これを実践しろと言いたいの？スーパーバイザーや信者の〈倫理指導を聞いて良かった〉と思うことはありませんよ。ロクでもない結果になりますよ。逆に〈倫理指導を聞かなくてよかった〉とは思っています。倫理指導「会社を畳んでホームレス」と倫理指導無視「小さいながらでも10年以上やっていけている」。どちらがいい結果か？は人によるのでしょうが。
親切という名のおせっかい そっとしておく思いやり。倫理という名のおせっかいならマシですが、倫理という名の虐め+搾取になっています。