職場や取引先との人間関係は、仕事の充実や成果にも大きく影響します。
昨今ではオンライン会議なども普及しコミュニケーションの手段は様々ですが、電話やメールを活用する頻度が高いという人は多いでしょう。
入社二年目のＫ氏は取引先との関係で悩んでいました。先方へ送ったメールの趣旨が伝わらず、電話でも誤解が解けず、取引が中断してしまったのです。
Ｋ氏は先輩に相談し、メールや電話の内容を詳細に報告しました。すると、先輩から、「まずは誤解を与えたお詫びが大切」「電話も同様だが、メールは簡潔かつ明確に書く」の二点を指摘されました。
自分のメールの文章を見直すと、長文で余計な表現が多く、再確認せずに送っていたのです。とても相手の立場に立った文章ではありませんでした。その後、先輩のサポートもあり、取引先との関係が改善され、取引は再開されたのでした。
今回の件を教訓にＫ氏は、どのような場面でも、まずは相手の立場で考え、簡潔かつ明確なコミュニケーションを肝に銘じるようになったのです。
今日の心がけ◆相手の立場に立って行動しましよう
よくわかんないけど、入社２年目の社員に取引停止になる様な文章を書かせる事ってありますかね。K氏はどの位権限が与えられているんでしょうか。
感想例
コミュニケーションの難しさと重要性を改めて認識させてくれました。メールや電話など、便利なツールを使うからこそ、相手の立場に立って、分かりやすく伝えることを意識しなければならないと思いました。Kさんの、失敗から学び、成長していく姿勢を見習いたいと思います。
6+
不快な思いをするような文章を書かない限り取引中断はある得ないでしょ。そうなれば誤解以前の問題だと思うよ。
物価高のこのご時世、値下げを要求してくる取引先があるって聞いたんだけど、取引やめた方がいんじゃね?
入社二年目のＫ氏個人の問題ではなく、会社のチェック体制に問題があるように感じます。
メールや電話の内容について詳細な報告を受けるまで問題点が把握できていないのはヤバいでしょう。
普通の職場では、取引先とのやりとりがわかるようにCCで職場内の関係者にもメールを送っておくようになってるでしょうし、
取引中断になる前に上司が何らかのフォローをいれるでしょう。
俺の会社の社長はこの本を取り入れてからは、
趣旨が伝わらない話を長々として無駄に朝礼が長くなった。
この本に書かれている内容を喋ってるつもりかもしれないが、
ホンマに趣旨が伝わらない。
今日の例え話の新人の内容に近い。
人間のレベルを下げるだけの本に思えてきた。
相手は、こっちの言いたいことが理解できないので誤解したのなら、
もっと社会経験をした方が。
こっちも何を伝えたいのか、文章の書き方を学んだ方が。
『相手の立場に立って行動しましよう』
どういう意味？
相手の前に自分自身でしょ？
この場合、担当者に任せておいて良いのか？
所属長が相手企業に（何がどうなっていおるのか不明だが）謝らないと。
何でもかんでも担当者のせいにして、結果、めでたしめでたしにはならないと思うよ。